物品管理と在庫管理の違いをやさしく解説

• 「物品管理」と「在庫管理」は、管理する範囲が異なる。

• 物品管理は、会社や学校などで使うすべての物の管理を指す。

• 在庫管理は、必要な在庫数や入出庫を中心に管理する。

違いを理解することで、状況に応じて正しい管理方法を選べる。

重要ポイント

• 物品管理は、組織が使用するすべての物品を管理する広範な業務です。

• 在庫管理は、商品の数量や入出庫を中心に管理し、効率的な供給を目指します。

• 物品管理を正確に行うことで、コスト削減や資産の把握が可能になります。

• 在庫管理を徹底することで、過剰在庫や在庫切れを防ぎ、業務効率が向上します。

• 物品管理と在庫管理の違いを理解することで、業務のミスを減らし、生産性を高めることができます。

物品管理とは

物品管理の定義

物品管理は、企業や病院、学校などの組織が業務で使用するすべての物品を対象とする管理業務である。物品管理は在庫管理を含む広い範囲をカバーし、消耗品や備品、資材、医療機器、医薬品など多岐にわたる。医療現場では、医薬品や医療機器が不足すると患者への処置が困難になるため、物品管理は経営面にも大きな影響を与える。業界標準では、消耗品や医療機器、医薬品などを含む広範な物品が管理対象となる。

• 病院では医薬品、医療機器、衛生用品、事務用品などが管理対象となる。

• 医療業務において扱われるすべての物品が物品管理の範囲に含まれる。

• 医療機器は高価なものが多く、適切な管理が求められる。

物品管理の役割

物品管理の主な役割は、組織が業務で使用する備品や機材を正確に把握し、適切に維持・運用することである。物品の入庫から出庫、廃棄までの一連の流れを管理し、紛失や重複購入の防止、故障による業務の停滞を未然に防ぐ。組織全体の効率化やコスト最適化にも貢献する。

• 紛失や重複購入の防止

• 故障による業務の停滞防止

• 組織全体の効率化

• コスト最適化

管理対象と具体例

物品管理の対象は非常に幅広い。事務所ではコピー用紙や封筒、ボールペン、付箋、ホチキスの針、インクカートリッジなどが含まれる。工場や建設現場では作業用手袋、安全靴、マスク、養生テープ、梱包材、潤滑油、洗浄液などが管理対象となる。医療機関や研究施設では、注射器、手袋、ガーゼ、試薬、シャーレ、ピペットチップなどが挙げられる。

物品管理を正確に行うことで、無駄なコストの削減や資産の正確な把握、セキュリティの強化、法令遵守など多くのメリットが得られる。

在庫管理とは

在庫管理の定義

在庫管理は、企業や組織が保有する「在庫」を正確に把握し、必要なときに必要な分だけスムーズに用意できるようにする業務である。物品管理の一部として位置づけられ、主に商品の入出庫や在庫数の管理を中心に行う。
在庫管理の目的は、無理・無駄・ムラをなくし、会社の成長や業務効率の向上につなげることにある。

• 企業が持つ物品を正確に把握する

• 必要なときに必要な分だけ用意する

• 経営判断に役立つ情報を提供する

在庫管理を徹底することで、過剰な在庫や在庫切れを防ぎ、安定した供給体制を維持できる。

在庫管理の役割

在庫管理の主な役割は、適切な在庫レベルを維持し、業務効率や顧客満足度を高めることである。企業は、入庫・出庫・棚卸といった業務を通じて、在庫の流れを管理する。

• 入庫：商品や資材を受け取り、倉庫で保管する

• 出庫：注文に応じて商品をピックアップし、出荷する

• 棚卸：実際の在庫と管理データを照合し、ズレを確認する

在庫管理を適切に行うことで、過剰な在庫によるコスト増加や、在庫不足による販売機会の損失を防げる。企業全体の収益性向上にもつながる。

管理対象と具体例

在庫管理の対象となる商品や資材は多岐にわたる。管理方法によって、単品管理・ロット管理・SKU管理・ロケーション管理などがある。

現品管理との違いとして、現品管理は「どこに、どのような状態で商品が保管されているか」を確認する業務である。現品管理は、商品の品質や保管場所の記録、定期的な棚卸しなどを通じて、紛失や破損を防ぐ役割を持つ。一方、在庫管理は「必要な数を確保し、適切に供給すること」に重点を置いている。

物品管理と在庫管理の違い

管理範囲の違い

物品管理は、組織が扱うすべての物品のライフサイクル全体を管理する。これには、購入から使用、保管、廃棄までの流れが含まれる。一方、在庫管理は、保管している部材や商品の在庫数や状態を把握し、適切な量を維持することに特化している。
主な違いは次の通りである。

• 物品管理は商品のライフサイクル全体を管理する。

• 在庫管理は自社が保管する部材・商品の在庫を管理する。

• 在庫管理は物品管理の一部であり、過剰在庫や欠品を防ぐことが目的である。

物品管理は在庫管理を含む上位の概念であり、管理範囲がより広い。

目的と役割の違い

物品管理と在庫管理は、目的や役割にも明確な違いがある。物品管理は、物品そのものの仕様や品質、製造ロット、出荷先、返品履歴など、物品の全体像を把握し、組織の資産を最適に活用することを目指す。
一方、在庫管理は、現在の在庫状況や数量、保管場所を正確に管理し、最適な在庫水準を維持することが主な役割である。

このように、物品管理は物品の全体的な管理を担い、在庫管理は数量や保管場所など、より限定的な情報に焦点を当てている。

管理方法の違い

管理方法にも違いが見られる。
在庫管理は、主に顧客向けの製品や商品を対象とし、生産や販売計画に基づいて最適な量を管理する。
物品管理は、社内業務に必要な物品を対象とし、業務遂行や設備維持に必要なアイテムを管理する。

• 在庫管理は顧客向けの製品や商品を対象とし、主に生産や販売計画に基づいて最適な量を管理する。

• 物品管理は社内業務に必要な物品を対象とし、業務遂行や設備維持に必要なアイテムを管理する。

このように、管理対象や管理の目的によって、具体的な管理方法が異なる。

違いのまとめ表

物品管理と在庫管理の違いを表にまとめると、次のようになる。

物品管理は組織全体の資産を守る役割を持ち、在庫管理は日々の業務を円滑に進めるための基盤となる。

関連する管理との違い

現品管理との違い

現品管理は、物品や商品の「現物」を直接確認し、状態や保管場所を把握する管理方法である。彼らは現品の有無や品質、破損の有無などを定期的にチェックする。物品管理や在庫管理では、数量や履歴、流通情報などのデータを重視するが、現品管理は実際の現物に注目する点が特徴である。
現品管理を徹底することで、紛失や誤出庫、品質劣化などのリスクを減らせる。物品管理や在庫管理と連携することで、組織全体の管理精度が向上する。

倉庫管理との違い

倉庫管理は、倉庫内の業務全般をマネジメントする管理方法である。彼らは顧客に正確かつ迅速に製品を納品するため、倉庫内の人員配置や資材の配置、設備の管理まで幅広く担当する。

• 倉庫管理は倉庫内の業務全般を管理する

• 在庫管理は製品の在庫全体の数や流通情報を把握することに特化する

• 倉庫管理は在庫管理を含む広範な業務である

倉庫管理は、倉庫という場所に注目した管理方法であり、在庫管理業務も含まれている。物品管理は組織全体の物品を対象とするが、倉庫管理は倉庫内の運営や効率化に重点を置く。

消耗品管理と備品管理の違い

消耗品管理と備品管理は、物品管理の中でも管理対象や方法が異なる。消耗品は短期間で消費される物品であり、取得価額が低く、定期的な補充が必要となる。備品は長期間使用される物品で、取得価額が高く、固定資産として管理される。
次の表は、消耗品と備品の違いをまとめている。

消耗品管理は日々の業務に必要な物品の補充を担当し、備品管理は資産としての物品を長期的に管理する。物品管理はこれらを一元的に把握し、組織の資産を守る役割を持つ。

使い分けのポイント

意識すべき場面

物品管理と在庫管理は、業務内容や目的によって意識すべき場面が異なる。たとえば、資産の正確な把握や棚卸しの効率化を目指す場合、物品管理が重要となる。バーコードやデータベースを活用することで、物品の管理状況を正確に記録できる。病院や学校などでは、物品の紛失や不正利用を防ぐためにも物品管理が欠かせない。
一方、在庫管理は商品の入出庫や数量の把握が求められる場面で活躍する。特に販売や生産現場では、在庫切れや過剰在庫を防ぐために、在庫管理の徹底が必要となる。

混同しやすいケース

現場では、物品管理と在庫管理を混同しやすいケースが存在する。たとえば、他社の所有物を自社が預かる「預かり在庫」や、自社の所有物を他社に預ける「預け在庫」などが挙げられる。これらを区別せずに管理すると、誤出荷や棚卸し時のカウントミスが発生しやすくなる。

預かり在庫と自社在庫を混同すると、業務効率の低下やヒューマンエラーのリスクが高まる。

使い分けのコツ

物品管理と在庫管理を正しく使い分けるためには、いくつかのポイントを押さえる必要がある。

• 在庫の所在や数量を常に把握することで、過剰在庫や不足を防げる。

• どの在庫が優先的に処理されるべきかを理解し、先入れ先出しを徹底することで在庫の劣化を防ぐ。

• 業務の標準化やマニュアル化を進めると、作業品質の安定や教育時間の短縮につながる。

• 現物確認を習慣化することで、帳簿と実際の在庫数のズレを防げる。

• 担当者ごとの責任範囲を明確にし、問題発生時に迅速な対応ができる体制を整える。

• 在庫数の不一致やヒューマンエラーが発生すると、業務効率の低下やコスト増、顧客満足度の低下につながるため、日々の管理を徹底することが大切である。

物品管理はアイテム自体の管理に焦点を当てる。対して在庫管理は流通や供給の流れを円滑にする役割を持つ。
どちらを使うべきか迷ったときは、次のポイントを確認するとよい。

• 管理したいのが「物品の種類や資産」なら物品管理

• 「数量や入出庫の流れ」を重視するなら在庫管理

この違いを理解すれば、人的ミスや余剰在庫を防ぎ、生産性向上につながる。
読者が自信を持って業務に活かせることを期待したい。

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